Am Anfang gibt es eine Idee für ein neues Produkt, dann ein Lastenheft. Es folgt die Entwicklung und Konstruktion und erste Prototypen werden gebaut. Versuche und Testeinsätze werden durchgeführt und schließlich wird das Produkt für den Vertrieb freigegeben. Im Laufe dieses Prozesses erstellt die technische Dokumentation die entsprechenden Unterlagen, allen voran die Betriebsanleitung.
Dieser Teilaspekt der Entwicklung ist oft schwierig und komplex. Da sich die technischen Rahmenbedingungen, Funktionen und die konkrete Umsetzung häufig ändern und selbst nach Serienstart in vielen Fällen noch weiter optimiert wird.
Vor einigen Jahren (und in manchen Unternehmen noch heute) wurden Anleitungen mit einfacher Textverarbeitungssoftware erstellt. Heute gibt es in dieser Disziplin zum Glück moderne Möglichkeiten und Tools.
Moderne XML-basierte Redaktionssysteme
Werden im Unternehmen XML-basierte Redaktionssysteme eingesetzt, profitieren Mitarbeiter von benutzerfreundlichen Oberflächen, Strukturen, die den Normen und fachlichen Standards entsprechen. Man kann auch dezentral an der Erstellung der Dokumente arbeiten. Das Ergebnis sind Betriebsanleitungen, die versionierbar sind, komplexes Variantenmanagement abbilden, Übersetzungen vereinfachen und Review-Prozesse schlank und effizient machen. So intelligent diese Systeme auch sind, der letzte Schritt ist heute der Export einer pdf-Datei, die ausgedruckt wird.
Die neue EU-Maschinenverordnung wird den Druck obsolet machen und es wird möglich werden, unterschiedliche Varianten der Anleitung deutlich zielgerichteter an die passenden Produkt-Nutzer auszuspielen.
Neue technische Lösungen für digitale Dokumentation
Die Erfindung des Smartphones, Youtube, Wikipedia, Social Media und News-Webseiten haben die Art und Weise, wie wir Inhalte konsumieren, grundlegend verändert. Wir erwarten, dass Inhalte aktuell, multimedial aufbereitet, vernetzt und verlinkt sind. Dies sollte auch für digitale Betriebsanleitungen gelten.
Die technische Dokumentation bildet viele Teilbereiche einer Maschine ab: Inbetriebnahme, Betrieb, Service, Wartung und Problemlösung. Diese Inhalte sollten digitalisiert und mit einem Smartphone nutzbar gemacht werden. Die User Experience muss dabei im Zentrum stehen. Der Endanwender profitiert davon, Anleitungen und Inhalte digital präsentiert zu bekommen. Einfach zu konsumieren, gut lesbar und mit Kontext und Verlinkungen versehen.
Text und Bilder sollten ergänzt werden mit multimedialen Inhalten wie Animationen, Videos oder CAD-Dateien. Ergänzende Informationen von Zulieferern oder Sub-Komponenten könnten eingebunden werden.
Und schlussendlich bieten app- oder webbasierte Lösungen eine Möglichkeit der Nachverfolgung, Interpretation und Optimierung der Inhalte:
- Welche Kapitel oder Abschnitte werden besonders häufig aufgerufen?
- Wo wird am längsten verweilt?
- Welche Querverweise sind besonders relevant?
Aber: Betriebsanleitungen müssen strengen Formen und Richtlinien folgen. Der Entwurf der neuen EU-Maschinenverordnung schreibt z.B. im Anhang 3, Abschnitt 1.7.4 vor, dass die Anleitungen in einem Format bereitgestellt werden müssen, die dann vom Endanwender heruntergeladen und auf einem elektronischen Gerät gespeichert werden können.
Die multimedialen, vernetzten und mit intelligenten Informationen angereicherten Inhalte werden wohl nur zusätzlich zu herunterladbaren pdfs möglich sein.
Die perfekte Publishing Lösung
Ideal wäre eine technische Lösung, die folgende Anforderungen erfüllt:
Einerseits muss es möglich sein, herunterladbare und von jedem Endgerät lesbare Dokumente in versionierbarer und produktspezifischer Ausprägung, jedem Kunden und Endanwender bereitzustellen. Vorhandene pdf-Dokumente sollten einfach integrierbar sein und die Bereitstellung dieser bei Bedarf über Schnittstellen abbildbar sein.
Zusätzlich sollte es einfach möglich sein, Dokumente nach intensiver Überarbeitung für eine bessere Lesbarkeit auf Smartphone und Tablet zielgerichtet an die passenden Empfänger auszuspielen.
Andererseits sollte so eine Plattform alle Möglichkeiten bieten, vielfältige und ergänzende Inhalte in multimedialer Form, mit Vernetzung, Nachverfolgung und Interaktion zu integrieren – und das auch erst Monate oder Jahre nach der Auslieferung eines Produkts.
Und jetzt raten Sie mal, wer so eine Plattform bereitstellt?