Die EU arbeitet aktuell an der “VERORDNUNG DES EUROPÄISCHEN PARLAMENTS UND DES RATES über Maschinenprodukte”. Diese soll die EU-Maschinenrichtlinie 2006/42/EG nach mehr als 15 Jahren ablösen. Neben zahlreichen weiteren Neuerungen sieht der Entwurf vor, dass Hersteller Betriebsanleitungen und Konformitätserklärungen auch digital zur Verfügung stellen können. Alles zur neuen EU-Maschinenverordnung lesen Sie hier:
Wir leben im digitalen Zeitalter! Das sind keine brandheißen Neuigkeiten, trotzdem arbeiten Unternehmen – entweder weil die internen Prozesse veraltet sind oder weil es gesetzlich vorgeschrieben ist – noch mit viel Papier.
Ein großer Papierberg entsteht dabei natürlich für die Bereitstellung von Betriebsanleitung. Diese wird heute in den meisten Fällen in Papierform beigelegt.
Hinterrund dafür ist die Maschinenrichtlinie 2006/42/EG, welche unter 1.7.4 vorschreibt, dass jeder Maschine eine Betriebsanleitung beiliegen muss.
Der allgemeine Konsens lautet dabei, dass sämtliche Anleitungen, die für Sicherheit und Gesundheitsschutz relevant sind, in Papierform mitgeliefert werden müssen, da – zumindest im Jahr 2006 – nicht davon ausgegangen werden konnte, dass der Benutzer Zugang zu einem Lesegerät für das Lesen einer in elektronischer Form oder auf einer Website zur Verfügung gestellten Betriebsanleitung hat.
Aber ist es heute noch zeitgemäß, dass für diese Dokumentation Millionen Bäume gefällt werden, sinnlos Energie und Wasser verbraucht und im letzten Schritt aufwändige Recyclingschritte durchgeführt werden?
Ganz klar: Nein!
Zum Glück arbeitet die EU-Kommission aktuell daran, die seit 2006 geltende Maschinenrichtlinie 2006/42/EG zu überarbeiten.
Mit der Überführung in eine neue EU-Maschinenverordnung strebt die EU unter anderem die Anpassung der Vorgaben zur Maschinensicherheit an den „Stand der Technik“ an. Neben vielen weiteren Punkten steht explizit auch die „Verringerung papierbasierter Dokumentationsanforderungen“ auf der Agenda.
Was regelt die neue EU-Maschinenverordnung hinsichtlich der digitalen Betriebsanleitung?
Hier finden Sie den Entwurf der neuen EU-Maschinenverordnung als pdf zum Download: Hier downloaden.
Das Thema “digitale Betriebsanleitung” finden Sie im Anhang 3 auf Seite 25, Abschnitt 1.7.4
In diesem Anhang 3 des Entwurfs heißt es im Abschnitt 1.7.4
„Die dem Maschinenprodukt beiliegende [im Englischen „accompanying”] Betriebsanleitung muss eine „Originalbetriebsanleitung“ oder eine „Übersetzung der Originalbetriebsanleitung“ sein
[…]
Die Anweisungen können in digitaler Form bereitgestellt werden“.
Das ist eine sehr gute Nachricht.
Welche Einschränkungen wird es hinsichtlich der digitalen Betriebsanleitung geben?
Im Entwurf der EU-Maschinenverordnung werden allerdings auch folgende Einschränkungen hinsichtlich der digitalen Anleitung genannt:
„Wenn die Betriebsanleitung in digitalem Format bereitgestellt wird, muss der Hersteller
(a) auf dem Maschinenprodukt und in einem Begleitpapier angeben, wie auf die digitalen Anweisungen zugegriffen werden kann;
(b) klar beschreiben, welche Version der Betriebsanleitung dem Maschinenproduktmodell entspricht;
(c) diese in einem Format bereitstellen, das es dem Endverwender ermöglicht, die Anweisungen herunterzuladen und sie auf einem elektronischen Gerät zu speichern, sodass er jederzeit, insbesondere bei einem Ausfall der Maschine, darauf zugreifen kann. Diese Anforderung gilt auch für ein Maschinenprodukt, bei dem die Bedienungsanleitung in die Software des Maschinenprodukts eingebettet ist.“
Wie können sich Unternehmen auf die neue EU-Maschinenverordnung vorbereiten?
Die oben genannten Einschränkungen können durch intelligente und strukturierte Softwarelösungen erfüllt werden. Dabei ist zu beachten, dass die Anleitungen versionierbar, einer definierten Produktcharge oder sogar Seriennummer zugeordnet werden können.
Ferner muss der Endanwender eine niederschwellige Möglichkeit bekommen, eine gedruckte Version der Anleitung exakt passend zum jeweiligen Produkt bestellen zu können.
Auch muss eine Downloadfunktion der Anleitung vorgesehen werden.
Die Entwicklung einer solchen Software nimmt viel Zeit in Anspruch. Bei der Nutzung von etablierten Lösungen “out of the box” kann mit geringem internen Aufwand sehr zeitnah von den Möglichkeiten der neuen Verordnung profitiert werden. Gleichzeitig ergeben sich weitere Möglichkeiten der Prozessoptimierung im Rahmen der Digitalisierung zum Endanwender.
Wer ist von der neuen EU-Maschinenverordnung betroffen?
Betroffen sind nicht nur Hersteller von Maschinen, sondern alle Wirtschaftsakteure, die Maschinen in der EU auf dem Markt bereitstellen, in Verkehr bringen oder in Betrieb nehmen. Neben Herstellern werden in der geplanten neuen EU-Maschinenverordnung nun auch explizit (Online-)Händler, Importeure (Einführer) und Bevollmächtigte genannt.
Wann können Hersteller von Maschinen von neuen Regelungen profitieren?
Einen „Vorschlag für eine Verordnung über Maschinenprodukte“ hat die Kommission im Februar 2021 veröffentlicht. Wann die Verordnung in Kraft tritt, ist noch nicht bekannt.
Wir haben folgende Antwort auf unsere Nachfrage von einem Abgeordneten des Europäischen Parlaments erhalten:
“…wahrscheinlich wird Anfang 2023 eine Einigung erzielt werden.”
Nach aktuellem Stand scheint es also denkbar, dass die neue EU-Maschinenverordnung Anfang 2023 im EU-Amtsblatt veröffentlicht wird, kurze Zeit später in Kraft tritt und in weiten Teilen nach einer Übergangsfrist von 36 Monaten zwingend angewendet werden muss.
Warum heißt die Maschinenrichtlinie in Zukunft Maschinenverordnung?
Bei der Ablösung der aktuell gültigen Maschinenrichtlinie 2006/42/EU durch die neue „EU-Verordnung über Maschinenprodukte“, soll eine einheitliche Auslegung und Umsetzung der Vorgaben für alle Unternehmen in der gesamten EU erreicht werden.
Im Unterschied zu EU-Richtlinien, die von den Mitgliedstaaten erst in nationales Recht umgesetzt werden müssen, haben EU-Verordnungen direkte Gesetzeskraft.
Wie wahrscheinlich ist es, dass die neue Verordnung kommt?
Ob die neue Verordnung so in Kraft treten wird, wie aktuell im Entwurf vorgesehen, wird selbstverständlich erst dann klar, wenn diese im EU Amtsblatt veröffentlicht wird. Entscheidend wird dann noch der „Leitfaden zur EU Verordnung“, den die Kommission vermutlich einige Wochen nach der Veröffentlichung herausgeben wird. Darin steht dann, wie die neue EU-Verordnung in der Praxis gelebt werden soll.
Wir von ECHO PRM haben uns aber in den letzten Monaten mit zahlreichen Experten zu diesem Thema ausgetauscht und es herrscht kein großer Zweifel daran, dass insbesondere die Möglichkeiten einer digitalen Betriebsanleitung kommen werden.