Den Digitalen Produktpass (DPP) rechtssicher und effizient umzusetzen, ist eine der zentralen Aufgaben für Industrieunternehmen in den nächsten Jahren. Doch eine erfolgreiche Implementierung beginnt lange vor der eigentlichen Software-Installation. Wer jetzt die richtigen Weichen stellt, spart später wertvolle Zeit und sichert sich frühzeitig strategische Wettbewerbsvorteile. Diese fünfzehnte Folge des „DPP Deep Dive“ widmet sich daher intensiv der optimalen Vorbereitung auf die DPP-Umsetzung.
Wer die Vorbereitung strukturiert angehen möchte, findet in den folgenden fünf Phasen einen praxiserprobten Leitfaden.
5 Schritte zur DPP Vorbereitung
Interdisziplinäre Arbeitsgruppe gründen (Doku, Sales, Service, Recht).
Mehrwert-Daten definieren (Manuals, Videos, Service-Features).
Systementscheidung treffen (Eigenentwicklung vs. Service Provider).
Serialisierung, ERP-Schnittstellen und physisches Labeling prüfen.
Mit ersten Pilotprodukten starten und iterativ lernen.
Schritt 1: Das interdisziplinäre Team formieren
Der DPP ist kein reines IT- oder Compliance-Projekt, sondern betrifft nahezu alle Kernbereiche eines Unternehmens. Die Praxis zeigt, dass die Gründung eines interdisziplinären Projektteams der wichtigste erste Schritt ist.
Dieses Team sollte idealerweise aus Vertretern folgender Abteilungen bestehen:
- Entwicklung / Normenwesen: Für die Überwachung der regulatorischen Anforderungen.
- Technische Dokumentation: Da hier durch die digitale Betriebsanleitung (gemäß der EU-Maschinenverordnung) die ersten direkten Synergien entstehen.
- Marketing & Vertrieb: Um den Blick auf die Kundenschnittstelle und den Marktauftritt zu wahren.
- After-Sales & Service: Um wertschöpfende Prozesse wie Ersatzteilbestellungen oder Service-Tickets von Beginn an mitzudenken.
Tipp für die Praxis: Nutzen Sie zu Beginn gemeinsame Workshops, um ein einheitliches Begriffs- und Wissensfundament zu schaffen. Ressourcen wie Branchen-Whitepaper, Fach-Webinare des VDMA oder spezialisierte Infovideos bieten hierfür eine solide Grundlage.
Schritt 2: Use Cases definieren und Daten strukturieren
Auch wenn die genauen Pflichtdaten für die eigene Produktgruppe noch nicht per Rechtsakt definiert sind, können und sollten Hersteller bereits heute festlegen, welche freiwilligen Daten und Services sie über die digitale Identität des Produkts bereitstellen wollen.
Optionale und wertschöpfende Service-Inhalte:
- Digitale Betriebsanleitungen und EU-Konformitätserklärungen
- Technische Spezifikationen und Wartungspläne
- Erklärende Schulungsvideos, FAQs und Tutorials
- Direkte Servicekanäle (z. B. ein integriertes Ticketsystem)
Schritt 2b: Strukturierung potenzieller Umwelt- und Nachhaltigkeitsdaten
Als Orientierung für künftige Pflichtdaten dient bereits heute der EU-Batteriepass, dessen Datenfelder weitgehend feststehen. Da der Schwerpunkt der Ökodesign-Verordnung auf Kreislaufwirtschaft und Nachhaltigkeit liegt, empfiehlt es sich, frühzeitig mit der Erfassung und Strukturierung von Materialdaten, Recycling-Informationen und CO₂-Fußabdrücken zu beginnen.
Schritt 3: Die technologische Richtungsentscheidung treffen
Unternehmen müssen evaluieren, ob sie die notwendige IT-Infrastruktur zur Generierung, Verwaltung und Bereitstellung der Pässe selbst entwickeln oder auf einen externen DPP Service Provider setzen wollen.
Selbst wenn eine Eigenentwicklung in Betracht gezogen wird, ist die frühzeitige Einholung von Angeboten und System-Demos spezialisierter Anbieter ratsam. Dies schärft den Blick für den tatsächlichen Entwicklungs- und Wartungsaufwand, den ein solches System langfristig mit sich bringt. Fällt die Entscheidung auf einen externen Partner, liefert die detaillierte Kriterienliste aus Folge 12 eine verlässliche Entscheidungshilfe für den Auswahlprozess.
Schritt 4: Interne Prozesse analysieren (Seriennummern & Kennzeichnung)
Ein häufig unterschätzter Aspekt in der Vorbereitungsphase sind die physischen und logistischen Prozesse in der eigenen Produktion. Folgende Fragen müssen frühzeitig beantwortet werden:
- Wie und an welcher Stelle im ERP- oder PLM-System werden Seriennummern generiert?
- Sollen die Daten manuell zugeordnet werden (oft sinnvoll bei Kleinserien) oder ist eine automatisierte Schnittstellenlösung (API) erforderlich?
- Wann und wie wird der Datenträger (QR-Code-Label oder NFC-Chip) physisch am Produkt angebracht?
Die Integration dieser Schritte in den bestehenden Fertigungs- und Qualitätssicherungsprozess erfordert oft Vorlaufzeit und sollte daher nicht erst kurz vor dem Go-Live geplant werden.
Schritt 5: Pragmatisch starten und iterativ lernen
Der wichtigste Ratschlag für das Jahr 2026 lautet: Starten statt abwarten. Es ist nicht ratsam, in der rein theoretischen Vorbereitungsphase zu verharren, bis alle regulatorischen Details der EU finalisiert sind.
Mit einem modularen System können Hersteller schon heute erste Pilotprodukte mit digitalen Identitäten ausstatten, wertvolles Feedback von Kunden sammeln und interne Abläufe optimieren. Sobald die gesetzlichen Vorgaben der EU für die jeweilige Produktgruppe in Kraft treten, lassen sich die bestehenden digitalen Produktpässe flexibel und ohne Systemwechsel um die geforderten Pflichtdaten erweitern.